La nueva providencia administrativa N° 0421 dictada por el SENIAT que establece las Normas Generales de Elaboración de Facturas y otros Documentos, fue emitida en Gaceta Oficial el 23 de octubre de 2006 y entro en vigencia el 01 de abril de 2007.
Esta nueva providencia va dirigida y debe ser cumplida por los siguientes sujetos:
1. Contribuyentes ordinarios de IVA
2. Quienes no sean contribuyentes ordinarios de IVA, pero que sus ingresos sean superiores a mil quinientas unidades tributarias (1500 U.T)
3. Quienes no seas contribuyentes ordinarios de IVA con ingresos iguales o inferiores a mil quinientas unidades tributarias (1500 U.T), pero cuyos adquirientes o receptores requieran prueba del gasto s efectos del ISLR.
Así mismo los documentos que son objeto de esta nueva providencia son facturas, órdenes de entrega o guías de despacho, notas de débito y notas de crédito, estos documentos deben ser emitidos por los siguientes medios:
1. Manual o mecánicamente, sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
2. Mediante sistemas computarizados o automatizados, sobre formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). En caso de utilizar este medio, las facturas y demás documentos no podrán ser emitidos manual o mecánicamente sobre formas libres.
3. Mediante Máquinas Fiscales. Esta modalidad es obligatoria para los contribuyentes
ordinarios del IVA, los sujetos que realicen operaciones en Almacenes Libres de Impuestos (Duty Free Shops) y los sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios del IVA cuyos ingresos brutos sean superiores a mil quinientas unidades tributarias (1500 U.T) siempre que desarrollen actividades como venta de alimentos, bebidas, golosinas, etc.; venta de accesorios y piezas para vehículos y otras actividades contempladas en el Art. 76 de esta providencia.
Las facturas deberán ser emitidas por series con numeración consecutiva y única por cada área, establecimiento o sucursal, identificadas con la palabra “serie” y con caracteres distintivos. El número de control de las facturas que fueron adquiridas luego del 01 de abril de 2007, (fecha en que entró en vigencia esta nueva providencia) debían iniciar con los dígitos 00 y el secuencial numérico 1.
Los requisitos para la emisión de facturas por contribuyentes ordinarios del IVA en formatos impresos o en formas libres son:
1. Contener la denominación “Factura”.
2.- Numeración consecutiva y única.
3.- Número de control.
4.- Total de los números de control asignados.
5.- nombre o razón social, domicilio fiscal y RIF del emisor.
6.- Fecha de emisión expresada en 8 dígitos para el día, mes y el año.
7.- Nombre o razón social y RIF del adquiriente del bien o receptor del servicio.
8.-Descripción, cantidad y monto del bien o servicio.
9.- Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio.
10.- Descripción y valor de los descuentos, bonificaciones, anulaciones y de cualquier otro ajuste realizado.
11.-Especificación del monto total del impuesto.
12.-Contener la frase “sin derecho a crédito fiscal”.
13.-Indicar que se emite de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado, cuando el emisor realice operaciones gravadas por cuenta de terceros.
La extensión máxima de las facturas emitidas, debe ser de una página, con una longitud mínima de 8 centímetros. Los originales y las copias de las facturas anuladas deben ser conservados por los emisores a disposición del SENIAT, Si los emisores cambian de nombre o razón social o domicilio fiscal, las facturas sólo podrán ser utilizadas hasta 30 días continuos luego del cambio, o hasta que se agote su existencia, lo que ocurra primero. Las facturas que no se utilicen se deberán destruir previa autorización de la Gerencia Regional de Tributos Internos del domicilio fiscal del emisor. Las facturas no deberán tener tachaduras ni enmendaduras, salvo que el SENIAT lo autorice.